¿Sufre su empresa de Síndrome de Fin de Mes?

El síndrome de fin de mes es un fenómeno muy común, se caracteriza por un aumento considerable de las actividades al final de cada mes. Se trata de un ciclo al que ya nos hemos acostumbrado, lo consideramos parte de las reglas del juego. ¿Cuáles son los síntomas? La mayoría se manifiesta en ventas, la presión que existe para cumplir el presupuesto, del cual se generan las comisiones, hace que los vendedores incurran en esfuerzos enormes, acciones no productivas y posiblemente corruptas para cerrar el mes satisfactoriamente. Por ejemplo:

• A fin de mes se autoriza el incremento de los descuentos para tentar a los clientes, pero si los clientes no trasladan ese descuento a los consumidores finales, lo único que se ha logrado es que no nos vuelven a comprar durante un tiempo más largo. La venta en unidades es la misma, pero con menos margen. Algunos clientes aprenden a manejar este ciclo a su favor y sólo compran cuando se aproxima el fin de mes.
  
• Se hacen ventas ficticias para cumplir con el presupuesto, y en los primeros días del próximo mes hay que extender las notas de crédito correspondientes.
  
• Los talleres o quienes producen a la medida facturan antes de entregar el producto, en muchos caso también hay que anular las facturas porque no cuadran con el valor definitivo.
  
• Etc.
  

En otros departamentos las medidas o sistemas de remuneración también causan síndrome de fin de mes:

• En compras conozco casos en que impiden la entrada de materiales para que el corte de inventario a fin de mes sea más bajo. Para lograr esto, es necesario pagarles a los transportistas para que mantengan el producto en los camiones hasta que se cierre el período
  
• En el piso de producción, mientras al inicio de mes todo se hace según el plan que maximiza las medidas de eficiencia, a fin de mes la presión de ventas, hace que las prioridades y modos de operación se cambien continuamente para poder facturar. El cambio en las prioridades hace que el tiempo promedio se alargue, la productividad se deteriore y lo propio con el ciclo de recuperación de cartera.
  

 

Los japoneses nos han enseñado que reducir la variabilidad de los procesos es una gran idea para incrementar la productividad del negocio. Al reducirla podemos mantener un flujo más parejo de pedidos, órdenes  de producción y compras. Bajo estas condiciones, los recursos pueden trabajar más ordenadamente de tal manera que se necesitan menos recursos para hacer frente a las cargas picos de trabajo, habrán menos horas extras, el personal estará menos estresado y más motivado, al mismo tiempo que la rentabilidad de la empresa se incrementará.

El cambio requiere de un esfuerzo coordinado entre todos los departamentos y el cambio de las medidas erradas. Hay una esperanza la cura es un proceso de cambio sistemático y sustentable en el largo plazo.