.
Como un sistema de Gestión de Proyectos puede volver a su empresa más competitiva
Hasta hace algún tiempo, tenía la idea errada de que la gestión de proyectos era algo necesario para quienes estaban en construcción, ingeniería de productos, desarrollo de sistemas, etc. La realidad es que todas las empresas hacen proyectos, Un plan estratégico es un conjunto de proyectos ambiciosos, abrir un nuevo local, la implantación de un nuevo sistema, una campaña de mercadeo, etc. En realidad, las empresas viven en un entorno de múltiples proyectos, que además de coexistir entre ellos, comparten el tiempo de los ejecutivos con su día a día. La gestión de proyectos tradicional omite este pequeño detalle. El defecto es histórico, los científicos que popularizaron las técnicas tradicionales PERT/CPM, estaban asignados a proyectos como el de los misiles balísticos Polaris, estos proyectos eran asuntos de seguridad nacional, por lo tanto; nunca tuvieron limitantes de recursos. Si necesitaban un ingeniero de propulsión a chorro, solo tenían que pedirlo, un doctor en física, o un millón de dólares (en esa época era mucho más dinero que ahora). No tomar en cuenta los recursos escasos, ha hecho que la gestión de proyectos, fracasara o tuviera un muy bajo porcentaje de éxito. Desde ese entonces, varias corrientes y sabores de gestión de proyectos se han promocionado, todos basados en el mismo supuesto errado, -que las empresas poseen recursos ilimitados. Y nada puede ser más alejado de la realidad, ninguna empresa posee recursos ilimitados, algunos de sus ejecutivos están bajo mucha presión, el presupuesto es importante, bajar el gasto, etc. Tomando estas restricciones en cuenta, se desarrolló, CCPM, una técnica que permite planificar proyectos de una forma realista, sin embargo tan agresiva como sea posible, los beneficios que trae son:
- UN mecanismo de priorización de proyectos alineado con los intereses económicos de la organización
- Tener presupuestos de proyectos más reales
- Tener programas de ejecución factibles de cumplir en un altísimo grado
- Aprovechar los recursos escasos, sean humanos, materiales o económicos
- Conseguir sus objetivos en el tiempo más corto posible
- Trabajar con menos estrés
- Menos reproceso
- Menor gasto
- Mayor productividad
No hay duda de que utilizar la gestión de Proyectos trae beneficios cuantiosos para la organización, pero: ¿cuál es el sacrificio?, ¿por qué no todo el mundo lo hace?. Porque representa un cambio mayor en nuestra cultura, para hacer proyectos hay que planificar, algo que para los latinos no es muy común, somos una raza de ejecutores, nos gusta la acción. Proyectos no es solo tener una red hecha en un software. Es un cambio en la cultura organizacional, en la cultura de proyectos:
- El gerente del proyecto convoca a los gerentes de recursos para planificar. Las redes se hacen en consenso, tomando en cuenta la intuición, los conocimientos de las personas y sus preocupaciones. De esta forma se identifican todas las dependencias claves, para prevenir que más adelante tengamos que parar porque no tomamos algo en cuenta.
- Los proyectos se programan mejor, con una herramienta que provee fechas factibles de cumplir.
- Hay Sincronización entre proyectos, capaz de proveer el mayor flujo de actividades.
- Hay un mecanismo para asignar tareas y actualizar el progreso de las tareas en curso.
- Se provee información sobre el estado del proyecto, permite visualizar si hay riesgo de atrasarse mucho antes de que suceda para poder tomar acciones correctivas oportunamente.
- La gente trabaja con menos estrés, más comprometida, toma mejores decisiones.
¡En fin! Si hay vida con la gestión de proyectos, hay que hacer un sacrificio, hay que estudiar, no muchas horas, menos que para aprender a factorear. Hay que hacer redes, una red típica de un proyecto de desarrollo organizacional, puede tomar unas 8 horas. Pero sobre todo hay que cambiar la Cultura Organizacional.
Los beneficios son enormes, solamente piense en el costo de oportunidad que se pierde cuando los proyectos se atrasan. Piense en lo que le hace a la competencia tener competidor que hace las cosas más rápido, que construye más rápido que saca nuevos productos más rápido.
Un solo testimonio:
La última tienda que abrimos en Guayaquil, antes de la implementación de proyectos, nos demoramos cuatro meses más de la fecha de entrega ofrecida. El año pasado, abrimos nueve tiendas en el Perú, en un promedio de setenta días. Este año comenzamos lanzando la apertura de tres tiendas en el Perú y están planificadas en cuarenta días. No sé si lo lograremos pero ¡estamos mejorando! El plan dice que es factible. En cuarenta días nos enteramos.
Juan Cisneros
jcisneros@mejoracontinua.biz
www.mejoracontinua.biz
Siguiendo con el tema de proyectos, me encontré con este artículo que espero sea de su interés.
ResponderEliminarAndrés U.
Qué es necesario para enfrentar una crisis y salir victorioso?
Hemos visto en estos últimos meses que ni siquiera una “organización grande” es inmune contra las adversidades de un mercado velozmente cambiante, lo que confirma el refrán: “no es que el pez grande se come al pequeño, sino que el pez rápido se come al lento”.
Pero muchas veces por intentar tener esta “velocidad”, nos embarcamos en proyectos (ingreso en nuevos mercados, lanzamiento de catálogos, desarrollo de nuevos productos, modificación de productos existentes, cambios o desarrollo de software, apertura o cierre de locales, etc.) sin la debida planificación y cuando empezamos a implementar estas acciones, intentamos tener control sobre su ejecución o liderazgo, basados en la figura de capataz, es decir, dando látigos a diestra y siniestra, generando un ambiente de trabajo de estrés excesivo; esto conlleva a que generalmente los presupuestos nuevamente se vean afectados, erosionando nuestra poca liquidez, obligándonos muchas veces a abandonar los proyectos en la mitad del camino o a invertir más recursos en él, generando un círculo vicioso: si no completo el proyecto, no rinde los frutos esperados; pero para concluir el proyecto, necesito más recursos, si meto más recursos, esto afecta mi liquidez, pero si no termino el proyecto, también se afecta mis ingresos futuros, etcétera, etcétera, etcétera. Por lo tanto hay dos alternativas tradicionales que normalmente se pueden tomar frente a una crisis: esperar a que pase esta época de “vacas flacas” y rogar a cualquier deidad superior que no nos afecte de tal manera que sucumbamos ó, intentar a manera de “patadas de ahogado” ejecutar iniciativas de ahorro de costes o reducción de gastos.
Pero hay una alternativa diferente: En 1997 el Científico Israelita Eliyahu M. Goldratt, publica el libro Cadena Crítica, en el que a manera de novela presenta la solución a un problema del Liderazgo y Gestión de Proyectos que es tan poderosa y efectiva, que tan solo 11 años después, el gobierno Japonés la ha adoptado como política de estado. Hay numerosos casos de éxito en todos los ramos, construcción, tecnología, ingeniería y desarrollo de software, ingeniería y desarrollo de productos, Investigación, etc. Lo más interesante es que no es una técnica complicada, es elegante, sencilla, por lo tanto autosustentable y sobre todo permite hacer los planes más agresivos posibles siendo realista y factible de cumplir, provee de un mecanismo de control eficaz para que la gente se oriente en las cosas que tiene que hacer, es proactivo, permite identificar potenciales problemas antes de que ocurran, por lo tanto tomar decisiones correctivas y de liderazgo, contempla de una manera sensata el comportamiento humano y está diseñada para causar los comportamientos adecuados en los recursos, no necesita de tecnología fuera del alcance y es totalmente aplicable en nuestro medio, de hecho en muy poco tiempo desde que nos dedicamos a implementarla, hay testimonios de mejoras muy significativas.
No cree usted amigo lector que el contar con una herramienta de este tipo, podrá aprovechar las grandes oportunidades de negocio que se pueden presentar en esta época?