domingo, 19 de septiembre de 2010

Presupuestos


Los presupuestos son criticados por algunos, utilizados erradamente por otros. En este documento veremos algunas formas de mal uso, como convertimos a esta herramienta en una arma de doble filo y finalmente como podemos utilizarla adecuadamente.
El presupuesto es una herramienta de planificación estratégica, con frecuencia mal usada desde el momento en que cada departamento hace su presupuesto por separado. El otro error que cometemos, está en el nivel de detalles, ¿Cómo pretendemos poner demasiado detalle si estamos adivinando como será la situación 6, diez o más meses en el futuro? Esto se transforma en un esfuerzo inútil. En la ejecución, transformamos al presupuesto en una arma mortal, que conspira contra la misma empresa. Nuevamente el error está en usar el presupuesto para medir el desempeño de cada departamento por separado, si alguno está superando el presupuesto en un período determinado (en el mes por ej.) puede ser llamado la atención y hasta castigado. Otro gran error que cometemos es cuidar el presupuesto de gastos así esto impida cumplir con el de ventas. Uno de los ejemplos clásicos es que si el departamento de logística está cerca de superar o ha superado su presupuesto puede optar por suspender despachos, así esto perjudique directamente a las ventas. Algo similar se observa en materiales, cuando el inventario está muy alto, se pueden prohibir las compras, así esto cause que producción tenga que parar. Así, para corregir una desviación que puede tener una explicación sencilla y coherente, causamos un problema mucho más grave.
Presupuestar es necesario, hay que darle la importancia adecuada. Hacer el presupuesto es hacer estrategia. El primer paso es establecer la visión que tenemos de la organización, donde queremos estar. Se requiere definir la meta, condiciones necesarias y factores críticos de éxito. Luego, hay que identificar la brecha que existe con la situación actual, decidir que acciones, restricciones e inversiones vamos a enfrentar para cerrar esas brechas. Cada iniciativa debe ser evaluada y de seguro algunas van a distar de ser simples iniciativas y constituirán ambiciosos proyectos por sí solas. Otro factor a considerar es el largo tiempo que puede ser necesario para conseguir ciertos objetivos, invertir en maquinaria para elevar la capacidad de la planta puede tomar un tiempo significativo desde que se toma la decisión hasta que tenemos la inversión operativa. Hasta la contratación de personal debe ser hecha con suficiente anticipación. Todo esto requiere de planificación y la presupuestación es un elemento importante dentro de la planificación. Las desviaciones del presupuesto deben ser evaluados y la verdadera causa asignada. Con frecuencia los incrementos en ventas hacen que los presupuestos de otros departamentos se eleven, sin embargo hemos atestiguado castigos severos a esos departamentos, cuando su error fue servir a la compañía. Presupuestar bien requiere conocer las relaciones de causa y efecto que hay

miércoles, 1 de septiembre de 2010

El Extraño Caso del Dr. Jekyll y Mr Hide


La historia de Un Gerente de Compras que se hizo Jefe de Planificación y Cambió de personalidad.
Algunas escenas de la vida real parecen que hubieran sido la fuente de inspiración para el clásico de Robert Luis Stevenson. En este caso de la vida real, el personaje no alternaba entre personalidades pero el cambio que sufrió hizo de él dos personas muy diferentes. ¿Cuál fue el catalizador o la poción? – Simplemente el cambio de medida. Otra vez comprobé que la máxima del DR. Eli Goldratt es la pura verdad "Dime como me mides y te diré como me voy a comportar". Lo que es triste para la compañía es que en cualquiera de los dos puestos, este excelente ejecutivo, estaba haciendo lo mejor para el puesto, no necesariamente para la compañía, en el primero buscaba comprar barato, para eso a veces sacrificaba la calidad, negociaba grandes lotes, entre otras iniciativas, en el segundo, quería mantener bajo el inventario, a veces poniendo en riesgo la producción, pero esas eran sus órdenes y se respaldaban con las medidas que la gerencia general utilizaba para controlar el desempeño de sus gerentes. La nueva medida le llevaba a criticar al gerente que ocupo su puesto, que simplemente estaba haciendo lo que él le enseñó pues era su segundo de a bordo.
Unas pocas empresas están libres de esta tragedia –gerentes que hacen muy bien lo que se les manda pero que no es bueno para la compañía. Las organizaciones que lo han logrado, están embarcadas en un iniciativa sistémica, unos pocos seguidores de Lean que lo han adoptado como filosofía integral y los seguidores de TOC. Échenle un vistazo a http://www.mejoracontinua.biz/ puede cambiar la forma en la que vea su empresa y de esa duda va a salir algo muy poderoso.