Presupuestos

Los presupuestos son criticados por algunos, utilizados erradamente por otros. En este documento veremos algunas formas de mal uso, como convertimos a esta herramienta en una arma de doble filo y finalmente como podemos utilizarla adecuadamente.
El presupuesto es una herramienta de planificación estratégica, con frecuencia mal usada desde el momento en que cada departamento hace su presupuesto por separado. El otro error que cometemos, está en el nivel de detalles, ¿Cómo pretendemos poner demasiado detalle si estamos adivinando como será la situación 6, diez o más meses en el futuro? Esto se transforma en un esfuerzo inútil. En la ejecución, transformamos al presupuesto en una arma mortal, que conspira contra la misma empresa. Nuevamente el error está en usar el presupuesto para medir el desempeño de cada departamento por separado, si alguno está superando el presupuesto en un período determinado (en el mes por ej.) puede ser llamado la atención y hasta castigado. Otro gran error que cometemos es cuidar el presupuesto de gastos así esto impida cumplir con el de ventas. Uno de los ejemplos clásicos es que si el departamento de logística está cerca de superar o ha superado su presupuesto puede optar por suspender despachos, así esto perjudique directamente a las ventas. Algo similar se observa en materiales, cuando el inventario está muy alto, se pueden prohibir las compras, así esto cause que producción tenga que parar. Así, para corregir una desviación que puede tener una explicación sencilla y coherente, causamos un problema mucho más grave.
Presupuestar es necesario, hay que darle la importancia adecuada. Hacer el presupuesto es hacer estrategia. El primer paso es establecer la visión que tenemos de la organización, donde queremos estar. Se requiere definir la meta, condiciones necesarias y factores críticos de éxito. Luego, hay que identificar la brecha que existe con la situación actual, decidir que acciones, restricciones e inversiones vamos a enfrentar para cerrar esas brechas. Cada iniciativa debe ser evaluada y de seguro algunas van a distar de ser simples iniciativas y constituirán ambiciosos proyectos por sí solas. Otro factor a considerar es el largo tiempo que puede ser necesario para conseguir ciertos objetivos, invertir en maquinaria para elevar la capacidad de la planta puede tomar un tiempo significativo desde que se toma la decisión hasta que tenemos la inversión operativa. Hasta la contratación de personal debe ser hecha con suficiente anticipación. Todo esto requiere de planificación y la presupuestación es un elemento importante dentro de la planificación. Las desviaciones del presupuesto deben ser evaluados y la verdadera causa asignada. Con frecuencia los incrementos en ventas hacen que los presupuestos de otros departamentos se eleven, sin embargo hemos atestiguado castigos severos a esos departamentos, cuando su error fue servir a la compañía. Presupuestar bien requiere conocer las relaciones de causa y efecto que hay